Mehr Produktivität durch Struktur – 30-Tage-Vorhaben Juli

Aus aktuellem Anlass (Diskussion in der Familie) mache ich mich daran meinen Tagesablauf nach einem strengen Plan zu strukturieren. Ziel dieses Plans ist es meine Energie gezielter zur Steigerung meiner Produktivität einzusetzen.

Selbständige haben es gut heißt es immer wieder, sie haben keinen doofen Chef mit doofen Arbeitsanweisungen. Mir gefällt dieser Aspekt der Selbständigkeit sehr. Der Ehrlichkeit halber muss ich eingestehen, ich vermisse die Struktur die ein gewöhnlicher Job mit sich bringt. Als Selbständiger kann man immer arbeiten. Ich bin weder an Zeiten gebunden in denen das Büro/das Geschäft geöffnet ist, noch gibt es einen Schichtplan. Und genau hier liegt das Problem. Da einem als Selbständigen keine Arbeitszeiten von außen aufgezwängt werden schiebt man Arbeit viel zu gern vor sich her. Für mein 30-Tage-Vorhaben im Juli will ich mir solche Arbeitszeiten selber vorschreiben. Dazu gehört eine Menge Selbstdisziplin und Durchhaltevermögen. Am Ende der 30 Tage werde ich wissen ob diese mir selbst vorgeschriebene Tagesstruktur mich produktiver und ausgeglichener macht.

Am Energielevel orientierter Tagesplan
Am Energielevel orientierter Tagesplan

Um solch eine Struktur aufzubauen benötigt man mindestens einen Fixpunkt. Als solcher Fixpunkt bietet sich ein täglicher Termin an. Solch ein täglicher Termin kann der Zeitpunkt sein an dem der Ehepartner von der Arbeit heim kommt oder die Kinder zur Schule müssen. Gibt es keinen festen täglichen Termin bietet es sich an seinen Tagesrhythmus an der typischen Energiekurve eines Erwachsenen aufzubauen. Unser Leistungshöhepunkt befindet sich in den Stunden nach dem Mittag. Diese Zeit ist ideal für kreative oder geistig anstrengende Arbeiten. Ich nehme mir in diesen Stunden Zeit um neue Techniken in der Programmierung auszuprobieren, neue Beiträge in meinen Blogs zu veröffentlichen oder anspruchsvolle Lösungen in Arbeiten für Kunden zu finden. Routinearbeiten wie das beantworten von Post, schreiben von Rechnungen und Angeboten oder Kontrolle des Zahlungseinganges erledige ich dagegen vor dem Mittag. Die Energiekurve steigt hier stetig an, erreicht aber noch nicht ihren Höhepunkt. Ideale Zeit um wichtige, aber nicht kreative Arbeiten zu erledigen.

Bei all der Arbeit die zu erledigen ist, darf man nie die Ruhephasen vergessen. Ruhephasen sind aus Sicht der Produktivität keine vergeudete Zeit. Diese Zeiten des nicht arbeiten sind sogar sehr wichtig um mehr am Tag zu schaffen. Es sind Phasen der Neuordnung und des Schöpfens von Kraft für die nächsten Aufgaben. Wo bietet es sich an Ruhephasen in die Tagesstruktur zu integrieren. Es bietet sich an diese Zeiten der Ruhe und Einkehr an die Grenzen der drei scharf abgegrenzten Tagesphasen zu legen. Erste Grenze ist der Arbeitsbeginn am Morgen, als zweite Grenze habe ich die Zeit zwischen dem Mittagessen und der anschließenden kreativen Phase ausgemacht und zu letzt gibt es eine Grenze zwischen dem gesamten Tageswerk und der Zeit der Erholung in der Nacht.

Zehn bis zwanzig Minuten vor der Arbeit sollte man sich Zeit nehmen um alle privaten Gedanken aus dem Kopf zu bekommen. Auf diese Weise können sich die Gedanken ganz auf die zu erledigenden Aufgaben konzentrieren. Hilfreich ist es wenn man hierzu ein Ritual entwickelt. Sortieren der Arbeitsutensilien auf dem Schreibtisch damit diese in der selben Anordnung wie jeden Tag sind. Dies schafft Klarheit und Struktur für die Arbeiten die danach folgen. Auch etwas Meditation kann helfen den Übergang vom Privaten zur Arbeit zu vollziehen.

Mittags ist dies schon leichter. Ein kurzer Nap auf der Couch (nie im Bett, das ist dem nächtlichen  Schlaf vorbehalten) oder ein Spaziergang an der frischen Luft schafft den nötigen Abstand zwischen den Pflichtaufgaben des Vormittag und den kreativen Arbeiten am Nachmittag. Wichtig ist bei dem Spaziergang den Gedanken freien Lauf zu lassen, aber keinen Gedanken übermäßig zu vertiefen.

Nach getaner Arbeit abzuschalten ist den meisten Menschen ein Bedürfnis. Leider machen es die meisten falsch indem sie sich von einem packenden Thriller im Fernsehen aufstacheln lassen. Nach so viel Aufregung braucht sich niemand wundern das er schlecht schläft. Hilfreicher wäre es zwischen der Abendunterhaltung und der endgültigen Schlafenszeit eine halbe Stunde einzuplanen die dem Abschluss des Tages dient. Ein letzter Gang durch die Wohnung schafft innere Ruhe, da man sicher sein kann alles ist an seinem angestammten Platz. Wer mag hält seine Eindrücke vom Tag in einem Tagebuch fest. Jeder sollte sich die Zeit nehmen über den vergangenen Tag nachzudenken, was war gut und was weniger gut. Bevor man sich nun zur Nachtruhe begibt hält man noch die Aufgaben für den nächsten Tag fest. Dabei spielt es keine Rolle ob dies in analoger Form mit Zettel und Stift passiert oder in digitaler Form mit einer to-do-listen-App auf dem Smartphone.

Hat man erst einmal solch eine Struktur in seinem Leben verankert ist es möglich von dieser in wenigen Fällen abzuweichen. Schließlich hält sich das Leben nicht immer an von uns erstellte Pläne. Hat man solch einen Plan lässt es sich nach einer Abweichung davon viel leichter wieder in den alten Rhythmus zurückfinden. Wie sich diese Struktur auf meine Produktivität auswirkt erfahrt ihr am Ende der 30 Tage.

Habt ihr einen eigenen Tagesrhythmus oder andere Tips zur Steigerung der Produktivität so hinterlasst diese in einem Kommentar.